הפחתת הסיכון בהוצאות אש"ל באמצעות כלי בלתי-צפוי אחד

לשלוט בכל הוצאות הארוחות של העובדים בארגון

להורדת המאמר המלא
מלאו פרטים

ניהול כספי החברה משמעותו שליטה ובקרה על ההוצאות של החברה.
במידה רבה, מנהל כספים הוא "שומר הסף", שתפקידו למנוע מהחברה הוצאות מיותרות ולהגן עליה מנסיונות הונאה, גדולים כקטנים. כמו כל שומר, קיימים לרשות מנהל הכספים כמה כלים כדי לעמוד במשימתו. אחד הכלים החשובים, שלעיתים שוכחים מהשפעתו, הוא כרטיס האוכל לעובדים.

מוזר לחשוב על כרטיס האוכל לעובד ככלי בקרה והפחתת סיכון, אבל בפועל אין מנגנון מוצלח מזה כדי להתמודד עם ההוצאות היומיות של העובדים. 

כרטיס האוכל לעובד מאפשר לחברה להחליף את מנגנון תשלום דמי אש"ל לעובד וליצור מסגרת אש"ל עבור כל עובד שתגדיר את שעות הארוחה, המחיר המקסימלי ואפילו את האיזור הגיאוגרפי של המסעדות בהם הוא יכול לסעוד. כתוצאה מכך, הסיכון שימצאו הפתעות בהוצאות החברה מתבטל כמעט לחלוטין.

היתרון של כרטיס האוכל לעובדים מתבלט כשלוקחים בחשבון שהחלופה העיקרית היא שיטת החשבוניות, בה כל עובד מגיש להנהלת החשבונות חשבונית עבור כל הוצאה שעשה, ומקבל החזר במשכורת. מעבר לעובדה שזוהי שיטה מבוססת אמון וקלה לניצול לרעה, זוהי שיטה ריאקטיבית, לא פרואקטיבית –החברה למעשה מותירה לעובדים את שיקול הדעת בנוגע להוצאה ויכולה רק לאשר בדיעבד את ההוצאות.

שיטת החשבוניות גם יוצרת עומסי עבודה גדולים יותר על הנהלת החשבונות בארגון ועולה בשעות עבודה גם מחוץ למחלקת הכספים. כל ארגון גדול שמסתמך על חשבוניות ייצור שרשרת אישורים: העובד מגיש את החשבונית למנהל שלו, המנהל מאשר את ההוצאה ורק אז היא עוברת למנהל הכספים. מנהלי המחלקות נדרשים להתעסקות נוספת וסזיפית שאין לה ערך משמעותי עבור המחלקה שלהם.

כרטיס אוכל לעובדים מאפשר בקרה על ההוצאות ממקום אחד, עם דו"ח מפורט שמציג את ההוצאות באופן מרוכז. הדו"ח מוכן באופן אוטומטי ולרוב יהיה נגיש בכל זמן, גם באמצע החודש, כך שמנהל הכספים יוכל להעריך בצורה מושכלת מה יהיו ההוצאות של החברה בכל חודש נתון, מבלי שעבר ולו על חשבונית אחת. כרטיסים כאלו גם יאפשרו לרוב שליטה מרחוק, מה שמאפשר גישה נוחה לפעולות כמו ביטול הכרטיס של עובד שעזב את החברה, ובכך מרחיבים את היכולות של מנהל הכספים לעשות את עבודתו באופן יעיל.

מילות המפתח בהקשר של כרטיסי האוכל לעובדים הן "שליטה ובקרה". לחברה יש יכולת מלאה לשלוט בהוצאות מראש ולכן יכולת לעבוד על פי התקציב. החברה יכולה להגדיר עבור העובדים את ההוצאה החודשית על ארוחות, ולחסוך בשעות העבודה שנגרמות מעיבוד מאות חשבוניות בכל חודש. הכרטיס שנחשב כ"בונוס" עבור העובדים מספק גם יתרון עצום לחברה עצמה ומחזק את ידיו של מנהל הכספים.